Effiziente E-Mails schreiben: So geht’s

Effiziente E-Mails schreiben: So geht’s
Donnerstag, Juni 06, 2019
Orli Kessel

Heute schon die E-Mails im Posteingang gecheckt? Wahrscheinlich haben Sie sowieso wieder einmal viel zu viele Mails bekommen. Von der Anzeige Inbox: Zero träumen wahrscheinlich viele von uns – vergeblich. Denn die Realität in Sachen E-Mail-Nutzung sieht folgendermaßen aus:

  • Es gibt etwa 3,8 Milliarden E-Mail-Nutzer weltweit.
  • Bis Ende 2022 werden es voraussichtlich mehr als 4,2 Milliarden sein.
  • Der gesamte E-Mail-Verkehr wurde Ende 2018 weltweit auf über 281 Milliarden E-Mails pro Tag geschätzt.
  • Bis Ende 2022 werden es mehr als 333 Milliarden E-Mails pro Tag sein.

Was wir damit eigentlich sagen wollen: Wir alle senden und empfangen sehr viele E-Mails. Klar im Vorteil ist derjenige, der in der Lage ist, E-Mails zu versenden, die tatsächlich das Interesse des Empfängers wecken. Wir haben die wichtigsten Kniffe für eine inhaltlich ansprechende E-Mail, die wahrgenommen und gelesen wird, im Folgenden zusammengefasst.

  1. Alles beginnt mit der Betreffzeile

    Die Betreffzeile ist seit der Einführung des E-Mail-Marketings immer wieder Gegenstand von endlosen Diskussionen, Tests und Entwürfen. Und das völlig zu Recht, da immerhin 35 Prozent der E-Mail-Empfänger E-Mails allein aufgrund der Betreffzeile öffnen oder aussortieren.

    Um höhere Öffnungsraten sowie mehr Conversions zu erzielen, lohnt es sich also, der Formulierung, Formatierung und Tonalität einer Betreffzeile besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Die folgenden fünf Empfehlungen unterstützen Sie bei der Optimierung Ihrer Betreffzeilen:

  2. ♫ Say my name, say my name… ♫

    One-Size-Fits-All-Ansätze passen nicht mehr in unser Zeitalter der personalisierten Inhalte. Tatsächlich erreichen personalisierte E-Mails eine durchschnittlich 26 Prozent höhere Öffnungsrate. Außerdem verbessern personalisierte Mails die Klickrate um durchschnittlich 14 Prozent und die Conversions um 10 Prozent.

    Notwendige Schritte für das Versenden personalisierter E-Mails

    • Werden Sie persönlich. Es ist tatsächlich so simpel: E-Mails, die den Vornamen des Empfängers in der Betreffzeile enthalten erreichen höhere Klickraten als solche ohne.
    • Seien Sie dynamisch. Variieren Sie den Content, denn verschiedene Inhalte erreichen unterschiedliche Empfänger. Bestimmte E-Mail-Tools ermöglichen die Erstellung mehrerer Varianten einer E-Mail, die zudem für verschiedene Abonnentengruppen auf Grundlage der Informationen, die Sie über sie haben (z.B. Geschlecht, Alter, Kaufhistorie, Standort usw.), personalisiert werden können.
    • Keine Angst vor automatisierten Prozessen. Obwohl Roboter nie in der Lage sein werden, den Menschen vollständig zu ersetzen (jedenfalls hoffen wir das), gibt es einige Dinge, die am besten der Automatisierung überlassen werden sollten. Wenn Ihr Kunde beispielsweise eine Aktion ausführt, die nur eine schnelle und einfache Antwort oder Reaktion erfordert, sollten Sie triggerbasierte Automatisierungen in Betracht ziehen, die autonom Antwort-Mails verschicken oder Ihren Datensatz aktualisieren können. Triggerbasierte Automatisierungen sind ideal für IFTTT-Ansätze: Benutzer tätigt einen Kauf >> Trigger >>> digitale Quittung wird per E-Mail verschickt.
  3. Kommen Sie auf den Punkt

    Laut der Radicati Group wurden 2018 jeden Tag circa 281 Milliarden private und geschäftliche E-Mails verschickt – Tendenz steigend. Wie kann sichergestellt werden, dass jemand, der eine E-Mail immerhin bereits geöffnet hat, diese tatsächlich auch liest und bestenfalls darauf reagiert?

    Hier einige Tipps dazu:

    • Zum Querlesen geeignet gestalten. Verwenden Sie Gliederungspunkte, kleine Absätze und limitieren Sie die Notwendigkeit herunterzuscrollen.
    • Wiederholen Sie den Call-to-Action-Button. Fügen Sie Ihren E-Mail-CTA oberhalb des Inhalts (und vor den Gliederungspunkten) hinzu, um den Lesern die Möglichkeit zu geben, aktiv zu werden. Auch am Ende der Mail ist der CTA sinnvoll, um daran zu „erinnern”, was zu tun ist.
    • Aufteilung ist wichtig. Verwenden Sie Überschriften und fettgedruckten Text, aber tun Sie dies immer mit Bedacht. Helfen Sie den Lesern zu verstehen, was wichtig ist, indem Sie Informationen zusammenfassen. Dies erleichtert es, die Idee dahinter konzeptionell aufzubrechen.
  4. TEST. TEST. TEST. Versenden

    Testen Sie Ihre E-Mail nach der Erstellung erst, anstatt sie gleich zu versenden. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail wie gedacht ankommt und angezeigt wird, ist das Testen, wenn nötig, mehrfach. Tools wie Mailchimp führen Sie durch den Testprozess, ermöglichen verschiedene Ansichten, auch die mobile, und heben Spam- und Formatierungsprobleme zwischen unterschiedlichen Browsern und Geräten hervor.

    Als Low-Tech-Alternative können Sie Ihre E-Mails mithilfe Ihrer bereitwilligen Kollegen testen. Senden Sie ihnen einfach eine als solche gekennzeichnete Test-Version, bevor die offizielle Mitteilung versendet wird. Wenn über falsch formatierte Schriften, nicht funktionierende Links oder pixelige Bilder berichtet wird, ist es natürlich ratsam, diese vor dem offiziellen Versand an mehrere hundert oder tausend Empfänger zu korrigieren.

Die Liste der Vorschläge, wie gute bessere E-Mails verfasst werden, ließe sich noch fortsetzen. Wenn Sie wissen möchten, wie Ihnen eine starke E-Mail-Strategie helfen kann, Ihr Unternehmen voranzubringen, schreiben Sie uns einfach.